Llévate el trabajo a casa - 10 ideas para no estar en la oficina

Seguramente muchos de vosotros (al igual que me ocurre a mi) os despertaréis con pocas ganas de ir a trabajar o a la oficina. Si eres además un emprendedor y dueño de tu propio negocio, más de una vez habrás tenido problemas para conciliar tu vida laboral con tu vida privada, y tener que ir al despacho o a tu oficina incluídos los fines de semana puede ser un auténtico suplicio.


Es por eso que en Hamro Dev te proponemos estas ideas para que puedas llevarte el trabajo a casa sin perder ni un ápice de productividad. Si bien es cierto que tener el trabajo en una oficina es el excelente método tradicional para reunirte con tu equipo y mantener las tareas y quehaceres al día, hoy por hoy existen multitud de formas de poder ser más flexibles con el trabajo. Una buena organización , disciplina y las herramientas adecuadas pueden permitirte llevarte todo el trabajo a casa. Te enseñamos como.

Utiliza carpetas en la nube y compartelas

Hay infinidad de herramientas y servicios online que nos permiten sincronizar las carpetas de nuestro ordenador con el resto de la gente. A voz de pronto podemos recomendarte los siguientes servicios


Owncloud

Owncloud te permite montar tu propia infraestructura en la nube en tu propio servidor. Configurarlo no le llevará más de 30 minutos o 1 hora a una persona con ciertos conocimientos técnicos para tu organización y puede solventar un montón de papeletas. Además, toda la información se queda guardada en servidores dentro de tu empresa u organización, por lo que no debes preocuparte de si esa empresa terciaria cede tus datos a terceros. Puedes echarle un ojo a su página web y ver los servicios que ofrecen.

owncloud screen

GSUITE y Google File Stream

Google suite también tiene su propio servicio de archivos en la nube. Viene incluído con cualquier cuenta @gmail y puedes ampliar los servicios a toda tu organización con tu propio correo@dominio.com a través de GSUITE para empresas (por un coste de unos 5€ al mes por usuario). 


Con Google Drive puedes compartir carpetas con tus compañeros, y a través de File Stream dichas carpetas se quedan compartidas con las personas de tu organización con las que desees compartirlas. Al igual que owncloud, cualquier cambio que hagas en un archivo se sincronizará con el resto de personas que también tengan ese archivo en su ordenador.

gdrive screen

Dropbox

Dropbox es otra herramienta que permite compartir carpetas y archivos con gente de tu organización. Tienen sus propios planes de servicio (incluyendo algunos gratuitos) que varían en función de la cantidad de datos que desees almacenar. Además. Hace poco lanzaron Dropbox business que ofrece un montón de herramientas adicionales para tu organización y para que no perdais ningún detalle sobre el trabajo que se realiza y que se integra con otras herramientas colaborativas.

dropbox

La idea final es que estés donde estés no necesites desplazar a ningún miembro de tu equipo a ningún lugar para que recupere un archivo o fichero. Esté donde esté cualquier miembro de tu organización, siempre podrá acceder a cualquier fichero.

Escanea todos los documentos físicos 

Esta parece más evidente, pero la mayoría de razones por las cuales es necesario acudir a una oficina es para revisar ese maldito papel, o esa factura , etc. El realizar esto de forma metódica ayuda (y mucho) a gestionar los recursos de tu organización


Escanear hoy por hoy  es una tarea muy fácil y sencilla y puedes utilizar cualquier impresora con su software de escaner para escanear los documentos y subirlos a tu nube empresarial y a alguna de las herramientas que hemos descrito anteriormente.  


En caso de que no tengas ningún  escaner a mano o tu empresa no tenga escaner... ¡convierte tu propio teléfono en un escaner inteligente!  Hay cientos de apps y nosotros vamos a recomendarte Cam Scanner.  Con Cam Scanner puedes escanear algo en el momento sencillamente haciéndole una foto con algo de luz. El programa automáticamente recorta y mejora la fotografía hasta convertirla en exactamente eso - una imagen escaneada y digitalizada que poder subir a tu nube y compartir con el resto de usuarios de tu empresa sin tener que enviar un correo electrónico o esperar a pasarlo con un pen drive.

practica el microagile - mini reuniones diarias de equipo.

Si hay algo genial que pude llevarme de mi experiencia como voluntario en Nepal fué la sencilla pero efectiva forma en la que la ONG con la que trabajaba organizaba todo el trabajo en un país en un estado caótico tras el terremoto que lo sacudió en 2015.


Haciendo que los equipos de trabajo se reunieran diariamente para hablar sobre el trabajo que habían realizado el día anterior y el trabajo que debían realizar aquel día ayuda a mejorar la productividad en tu empresa u organización.


Ese concepto lo llamamos en Hamro Microagile y es el principio fundamental del desarrollo software agil. La comunicación horizontal y vertical entre los diferentes miembros de tu equipo permite a todo un equipo remar en la misma dirección. Conocer dónde están trabados tus compañeros o en que punto del proyecto se encuentran trabajando es fundamental para poder repartir el trabajo correctamente y llevarte tu parte proporcional para poder hacerla en casa sin que hayan sobresaltos ni sorpresas. 

acostúmbrate a las videoconferencias y sistemas de chat.

No basta con utilizar el whatsapp o llamarse por teléfono. En una oficina es importante saber dónde está cada uno y que se encuentra haciendo. En Hamro hemos utilizado muchas veces SLACK. Slack es un software que actúa como una oficina virtual. Una sala de chat con múltiples chats que además tiene un montón de plugins e integraciones con todo tipo de servicios existentes en la nube que van a ayudarte a compartir tu trabajo y a realizarlo de forma 100% digital.

slack

Realizar pequeñas conversaciones de equipo y grupales en slack es tremendamente sencillo, y una infinidad de complementos totalmente gratuitos nos ayudan a descubrir de un vistazo que miembros de nuestra empresa se encuentran en la oficina, o si están de vacaciones, o incluso nos ayudan a planear nuestras vacaciones con todo el equipo.


Si slack no te convence, no dudes en utilizar cualquier otro software como por ejemplo Google Hangouts , Skype o Zoom.us. Pero lo importante no es utilizarlo ocasionalmente, sino tener la dinámica de empresa de tenerlo siempre conectado una vez se está trabajando delante del ordenador.


Si queremos aprovecharnos 100% de esto, es importante mantener esta dinámica de trabajo para estar tan solo a 1 click de tus compañeros de oficina. 

utiliza un gestor de tareas online

Alguna vez lo hemos comentado, pero tener la capacidad de gestionar online las tareas es fundamental para estar al corriente del trabajo que tienes que realizar con tu equipo. Hay también cientos de herramientas online y hemos hablado de ello alguna vez en Hamro Dev en otro post. En el de hoy vamos a recomendar Trello. 


Con trello, puedes crear tableros y asignar a tus grupos de trabajo o a personas a cada uno de esos tableros, y utilizar esos tableros para organizar la faena, realizar preguntas sobre cada tarea.

trello

A través de estos tableros puedo por ejemplo, recordar a mis compañeros que hay que enviar correos electrónicos y asignar cada tarea a cada persona. Ellos a su vez pueden mover dichas tareas de un lado a otro e indicarme en que se encuentran trabajando y que se encuentran haciendo. Si ocurre algún problema, pueden dejar registrado el problema o error que les ha surgido para que otro miembro del equipo (o yo mismo) les ayude a resolverlo y anote la solución. Esto además es retroactivo, ya que cualquier problema solucionado quedará registrado en el panel del proyecto , sirviendo de ayuda para cualquier otra duda que surja en el futuro.

crea un canal de comunicación separado con tus clientes.

Estamos muy acostumbrados a utilizar el teléfono. Pero es cierto que dar tu número de teléfono a todos tus clientes y estar disponible las 24 horas puede ser util al principio y rápido, pero no es escalable y llegará un día en que te saturará y no podrás separar el trabajo del ocio.


Es por ello que es importante mantener un canal de comunicación  distinto del teléfono con tus clientes que sea util. Esto puede ser desde usar el correo electrónico hasta chatbots y secretarías virtuales  donde tus clientes puedan realizar sus peticiones de forma ordenada, y que tu puedas compartirlas con el resto de tu equipo y atenderlas sin perder los nervios ni la cabeza.


En Hamro nos gusta abusar sobretodo del correo electrónico y de whatsapp business y slack. Estas tres herramientas se encuentran sincronizadas entre si y según que mensaje recibamos, el sistema lo almacena con una etiqueta u otra y nos permite revisar las necesidades de nuestros clientes - si bien no siempre inmediato -  de un modo ordenado y profesional.

que tu trabajo remoto no dependa de nada físico. Escritorio remoto

A menudo puede ocurrir que algún fichero o algo se encuentre específicamente en un ordenador en cuestión que se encuentra en la oficina. Claro está que cuando lo vayas a necesitar no estarás delante de tu PC. En caso de que no hayas utilizado una NUBE EMPRESARIAL de archivos como Dropbox o Gsuite (como hemos detallado antes), puede ser una idea excepcional mantener instalado remote desktop, de Google.


Esta es una excelente herramienta que puedes configurar de forma rápida y que servirá para por ejemplo  - conectarte a tu ordenador de tu oficina desde tu teléfono móvil o ordenador portatil (siempre que se encuentre encendido). Esta herramienta puede sacarte de mas de un apuro en el trabajo y tenerla configurada correctamente en tu PC puede llevarte menos de 5 minutos.

remote desktop

Tus facturas y administración - siempre mejor online

Me ha ocurrido muchas veces que he visto a muchas empresas que solamente pueden emitir sus facturas o gestionar su facturación a través de un único programa que se encuentra instalado en ún único ordenador.


Este método es arcaico y anticuado y no te ayuda a digitalizar tu empresa, especialmente hoy en día con la cantidad de herramientas online que existen. Desde el propio google drive para servicios y empresas que generan pocas facturas al mes, hasta sistemas automatizados de facturación como Holded o Factura Directa.

holded

A través de este tipo de herramientas puedes tener acceso instantaneo a las cuentas de tu empresa, emitir facturas o revisar facturas enviadas sin tener que pasar por la oficina. Todo un lujo en la gestión fiscal digital a un precio excepcional. Además, los servicios de Holded o Factura directa son muy compatibles con cualquier asistente o contable, por lo que te resultará más fácil externalizar tu gestión fiscal (o hacerla tu mismo) ya que por ejemplo , estas dos ultimas herramientas sirven para rellenar tu mismo tus impuestos y generar tus modelos ante hacienda.

separa ocio de trabajo.

Puede parecer algo básico pero no todos somos capaces de realizarlo. A menudo nos trabamos en el combate laboral diario y cuando queremos darnos cuenta... se nos ha pasado el día y no hemos hecho nada para distraernos.


A esos workaholics a los que nos cuesta separar el trabajo del ocio por nuestro estilo de vida - así como a los nomadas digitales que tienen dificultad en organizar su tiempo de trabajo y de ocio - os recomiendo encarecidamente que le echéis un vistazo  a la técnica Pommo Doro. Este es un método para mejorar la administración del tiempo dedicado a una actividad. Y hay muchas apps online sencillas que nos van a ayudar a mantenernos en el trabajo el tiempo que necesitemos sin acabar de enloquecer. Una pequeña web que nos servirá para mantener nuestros pommos en orden es la de tomato-timer. Si además nos coordinamos de la misma manera con otros miembros de nuestro equipo a través de herramientas digitales, el resultado es muy positivo para nosotros y todo el mundo gana.

si no sabes por dónde empezar a digitalizarte, habla con un experto.

Hay cientos de maneras para llevarnos el trabajo a casa sin perder ni un ápice de productividad. No obstante cada empresa es un mundo y cada una tiene su propia manera de organizarse el trabajo. Lo importante es tener siempre a mano y dispuesto en un toque digital cualquier recurso que puedas necesitar para realizar tu trabajo. Cada organización tiene sus entresijos y no existe ninguna herramienta que te ayude a todo, sino varias con las que trabajar a través de tu dispositivo.


Recuerda, tu móvil es un ordenador en la palma de tu mano, puede no parecerlo pero funciona exactamente bajo los mismos principios que tu ordenador de sobremesa. Si lo imaginas siempre así, entonces te resultará más fácil adoptar nuevas metodologías de trabajo e infraestructura digital para poder separarte de tu oficina y trabajar desde casa más a menudo y sin perder un ápice de productividad.


Y si no te apañas - o no tienes tiempo - ya sabes

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